Inkomensregistratie eindelijk eenvoudiger?

De regels voor het uitvoeren van de inkomensregistratie zijn recent op enkele belangrijke punten aangepast. Diverse uitzonderingsgevallen zijn eenvoudiger uitvoerbaar voor corporaties. Toch is het niet zomaar gezegd dat het inkomensregistratieproces voldoet aan alle voorwaarden. Corporaties zullen een inspanning moeten blijven leveren om te voldoen aan de regels. Per 18 mei zijn enkele wijzigingen voor de regels omtrent de inkomensregistratie doorgevoerd. Tevens is per 29 mei de Q en A over o.a. de inkomensregistratie van het ministerie aangepast. Het betreft hierbij diverse ‘uitzonderingssituaties’. Nu documenten van de belastingdienst (IB-60, aanslag inkomstenbelasting) voor veel woningcorporaties leidend is geworden, wordt circa 80% tot 90% van alle dossiers hierop getoetst. Alle overige dossiers kennen voor woningcorporaties een aanzienlijke uitdaging om een juiste inkomensregistratie uit te voeren.

De wijzigingen in de regelgeving betreffen:Te hanteren documenten

Naast een IB-60 en de definitieve aanslag inkomstenbelasting (IB) volstaat ook de voorlopige aanslag en tevens de definitieve toekenning huur- of zorgtoeslag (2011 of 2012) weer als geldig document. Deze wijziging is met terugwerkende kracht vanaf 1 januari geldig. Bij ondernemers kan, indien er geen aanslag IB is, ook gebruik worden gemaakt van de zelfopgestelde W&V-rekening zoals ingediend bij de Belastingdienst. Als prognose voor het lopende jaar mag ook de voorlopige aanslag IB 2013 worden gebruikt. Een aanzienlijke verruiming dus.

Verhuur via derden

Bij huurcontracten met intermediairs ligt de verantwoordelijkheid over inkomenstoetsing bij deze derde partij. Deze situatie doet zich vooral voor bij een verhuring van een woon/zorgcomplex aan een zorginstelling, die vervolgens huurcontracten afsluit met individuele huurders. De intermediair moet de wetgeving voor de corporatie uitvoeren.

Omdat er veel problemen zijn om alle verhuringen in kaart te brengen en de gegevens te achterhalen is de regelgeving als volgt aangepast:

Maximale inspanning

De corporatie dient zich te allen tijde maximaal in te spannen dat er toereikende afspraken worden gemaakt over de inkomenstoetsing met intermediairs. Uitzondering eerder gesloten huurcontracten
Bij huurcontracten afgesloten voor inwerkingtreding van deze wijzingsregeling (18 mei 2013) is het de corporatie niet aanrekenbaar als de inkomenstoets niet wordt uitgevoerd, mits het contract daarvan de oorzaak is. Verantwoording van toewijzing contracten na 18 mei 2013

De corporatie dient wel verantwoording af te leggen over de toewijzing van intermediairs waarvan de huurcontracten met de betreffende intermediairs zijn afgesloten na 18 mei 2013 Praktisch betekent dit dat er, bij oude huurcontracten de aanname wordt gedaan dat alle verhuringen aan de doelgroep toe te wijzen zijn. Het is hierbij dan wel van belang alle verhuringen alsnog in kaart te hebben. Bij nieuwe huurcontracten dient de corporatie haar verplichting door te leggen aan de intermediair en ervoor te zorgen dat zij de benodigde informatie ontvangt.

Buitenlandse studenten

Bij verhuur aan buitenlandse studenten is het niet langer nodig om een tijdelijk huurcontract af te sluiten (maximaal 1 jaar) en ook een bewijs van de onderwijsinstelling te ontvangen dat deze korter dan 1 jaar studeert. De regeling is met terugwerkende kracht tot 1 januari 2013 aangepast. Vanaf dan moet de onderwijsinstelling een bewijs overleggen dat de student uit het buitenland afkomstig is en ingeschreven staat.

Nieuwbouw opgeleverd in 2014 kan in 2013 toegewezen worden

Bij nieuwbouw was er veel onduidelijkheid over het moment van toetsing. Er dient getoetst te worden op basis van het moment van ingang huurcontract. Er kan hierbij gebruik gemaakt worden van een IB60 formulier of aanslag IB met de factor T-1. Wanneer de oplevering in 2014 plaatsvindt kan deze nogmaals gebruikt worden met factor T-2.

Kritische blik blijft nodig

Het proces omtrent de inkomensregistratie is aanzienlijk vereenvoudigd de afgelopen maanden. Toch komt uit de praktijk naar voren dat er voldoende casussen zijn die aandacht vergen en waarbij er een aanzienlijke mogelijkheid op fouten blijft bestaan. Zorg daarom als woningcorporatie dat alle betrokkenen op de hoogte zijn. Maak in je registratiedossier een onderscheid tussen dossiers op belastingdienstgegevens en overige dossiers. Een periodieke/steeksproefsgewijze controle kan ervoor zorgen dat je als woningcorporatie tijdig kunt bijsturen. Een laatste praktisch handvat is om een precontrole uit te voeren op de dossiers voordat uw accountant ze onderzoekt. Een foutloze inkomensregistratie is hiermee niet gegarandeerd. Wel creëert u hiermee structuur en houvast voor uw organisatie.

Opleidingen

In de cursus inkomensregistratie op 25 juni a.s. leren woonconsulenten en alle andere betrokkenen de basiskennis voor een juiste vaststelling van het verzamelinkomen. Theorie, praktijk, het lezen van loonstroken, actuele vraagstukken van woningcorporaties en diverse praktische tips komen hierbij op een interactieve manier aan bod. Naast de basiscursus is er een verdiepingscursus inkomensregistratie beschikbaar. Hierbij wordt uitvoerig aandacht besteed aan lastige inkomensberekeningen en uitzonderingssituaties zoals zelfstandigen of echtscheidingssituaties. Uiteraard zijn deze cursussen ook incompany te verzorgen, bij u op locatie en met uw casussen centraal. Vraag hier een vrijblijvend voorstel aan. De cursussen hebben het doel om de kennis binnen de corporatie zodanig te verbeteren dat corporaties minder tijd kwijt zijn aan het proces, het realistisch wordt om te voldoen aan de eisen omtrent de inkomensregistratie en de huurder zo min mogelijk te belasten.