En nu de administratie en rapportages nog woningwet-proof…

Veel corporaties zijn druk bezig met het opstellen van scheidingsvoorstellen, die uiterlijk 1 januari 2017 moeten worden ingediend bij de Autoriteit woningcorporaties. De focus ligt in dit kwartaal op de financiële doorrekeningen, het ophalen van zienswijzen bij stakeholders, het opstellen van meerjarenbegrotingen en de dPi en het bespreken van de voorstellen met de Commissarissen.

Aw: “Vanaf 1 januari rapportages langs de nieuwe lijnen”

De principiële keuze is al wel gemaakt voor de wijze van de scheiding. Veruit de meeste corporaties kiezen – met goede redenen- voor de administratieve scheiding. Maar die administratieve scheiding vraagt wel dat u nu ook gaat nadenken over de administratieve verwerking. De processen en kostenverdeelstaten. Want -zo bleek tijdens recente regiobijeenkomsten- Aw verwacht wel dat uw rapportages vanaf 1 januari een functionele en een categoriale winst- en verliesrekening bevatten. De directe methode voor het kasstroomoverzicht  wordt voorgeschreven en over DAEB en niet-DAEB dient gescheiden te worden gerapporteerd.

Inrichting van de administratie

De wijze van scheiding (juridisch, administratief, hybride, verlicht regime) is mede bepalend voor de inrichting van de administratie. Bij een juridische splitsing wordt altijd met meerdere bedrijven gewerkt, maar met de administratieve en de hybride scheiding is dit een keuze. Hierbij komen vragen aan de orde als het werken met één of twee bankrekeningen en het werken met één of twee bedrijven in de administratie. Tegelijkertijd moeten processen beheersbaar blijven en moeten rapportages efficiënt en effectief worden opgeleverd.

Toepassen van verdeelsleutels

Als gevolg van de scheiding in DAEB en niet-DAEB moeten kosten worden toegerekend aan activiteiten, waarvoor verdeelsleutels worden gehanteerd. Het definiëren en vastleggen van deze sleutels vraagt veel denkwerk over noodzakelijke en gewenste informatie en dus over de mate van diepgang en details bij de registratie. En niet te vergeten hierbij: Hoe wordt voorkomen dat alleen al door de kostentoerekening de administratieve druk fors toe gaat nemen?

Tijdig beginnen met kiezen

Nu de principiële keuze voor de wijze van de scheiding al helder is, is het niet gewenst te wachten op een volledig uitgewerkt en geaccordeerd scheidingsvoorstel. De inrichting van uw administratie heeft een flinke impact als u per 1 januari zaken direct goed wilt uitvoeren.

Op korte termijn moet u keuzes maken over de inrichting van uw administratie. Gaat u werken met meerdere bedrijven in uw boekhouding? Gaat u werken met één of meerdere bankrekeningen? Ook is het verstandig op korte termijn te starten met de inrichting van de kostenverdeelsleutels zodat u vanaf 1 januari de administratie zoveel als mogelijk direct al goed invoert.

Vragen?

Om u verder op weg te helpen bij het inrichten van uw administratie, biedt de Finance Ideas Academy dit jaar de cursus Implementatie administratieve scheiding aan. Deze cursus geeft inzicht in de vereisten aan de diverse rapportages, leidt u door te maken keuzes en geeft praktische handvatten.