De administratie in control

 In Control & Compliance

Corporaties staan aan de vooravond van de echte implementatie van de Woningwet. 2015 en 2016 stonden vooral in het teken van de voorbereiding van alle plannen, het definiëren van de strategie en het opstellen van scheidingsvoorstellen. Deze zijn voor het einde van dit jaar ingediend.

De sector is overspoeld met handleidingen, handreikingen, nieuwe regels en reglementen. Het einde daarvan is nog niet in zicht. Voor een aantal dossiers moeten nog nieuwe publicaties verschijnen. Onder andere moet er nog een update van het Handboek Marktwaardering verschijnen en moeten de modellen voor de jaarrekening 2016 nog worden gepubliceerd. Ook het accountantsprotocol, dat de regels bevat voor de controle van onder andere de jaarrekening, moet nog worden gepubliceerd.

Goede kostenverdeelsleutels

Bij het opstellen van de scheidingsvoorstellen en het bepalen van de financiële gezondheid van DAEB en niet-DAEB activiteiten worden de kosten verdeeld over beide takken. Steeds meer wordt hierbij een adequate registratie van het bezit, op VHE-niveau, essentieel voor een zinvolle toerekening. Tevens geeft een grondige analyse van cost drivers inzicht in de rendementen van activiteiten en complexen. De implementatie is daarmee tevens een handvat om de administratie goed in te richten als basis voor het management informatie systeem.

In de praktijk worden uiteenlopende verdeelsleutels gehanteerd. Er wordt soms aangesloten op het aantal (al dan niet) gewogen eenheden. Dit leidt in de praktijk echter nogal eens tot het zwaar belasten van de niet-DAEB-tak, met name wat betreft parkeerplaatsen, garageboxen en bedrijfsonroerend goed. Een ander probleem dat wordt ervaren is de toerekening van groot onderhoud aan eenheden. Zeker als een bedrijfsruimte veel ruimte afneemt, geeft toerekening naar aantal vhe’s niet het gewenste inzicht. 

Processen op orde

Het jaar 2017 zal voor veel corporaties in het teken staan van de implementatie van de herziene Woningwet, ook in de administratie. Corporaties worden geacht om per 1 januari 2018 hun bedrijfsvoering aantoonbaar op orde te hebben en hun processen en systemen te hebben ingericht volgens de nieuwe regels. De rapportage eisen worden uitgebreid; zo zal er apart moeten worden gerapporteerd over DAEB en niet-DAEB activiteiten en vanaf het financiële jaar 2017 wordt de tijdlijn voor de jaarrekening vervroegd naar 1 mei.

Eisen aan rapportageproces strenger

Naast de uitbreiding en versnelling van de rapportages worden de eisen aan het rapportageproces ook strenger. Corporaties worden geacht aan te tonen dat ze in control zijn vanaf 2018, wat onder meer betekent dat ze hun processen steeds gestructureerder gaan vastleggen. Hierdoor wordt het voor accountants eenvoudiger om hun controles uit te voeren.

Bij de inrichting van de administratie kunnen meerdere keuzes worden gemaakt. Dit betreft bijvoorbeeld de vastlegging van de kostenverdeling binnen of buiten de administratie, en bij een administratieve scheiding de keuze voor één of twee bedrijven. ICT-leveranciers zijn volop bezig om nieuwe releases uit te rollen en oplossingen te ontwikkelen op dit gebied.

De keuze voor de administratieve inrichting kan grote gevolgen hebben voor de primaire processen. Het volledig scheiden van alle processen heeft impact op bijvoorbeeld de verhuurafdeling, maar ook op de aanbesteding van onderhoud. Daar tegenover staat, dat als het primaire proces ongewijzigd blijft, de werkdruk vooral komt te liggen bij de administratie.

Geïntegreerde benadering

Deze keuzes bieden ook mogelijkheden. Dit is het uitgelezen moment om de administratie goed onder de loep te nemen en een stappenplan op te stellen om toekomstbestendig te worden. De Woningwet stelt een aantal acute eisen aan de administratie, die een uitstekend handvat bieden om ook voor de langere termijn eisen en wensen te formuleren en een plan te maken. Daarmee is het van belang dat meerdere afdelingen en niet alleen de financiële afdeling worden betrokken.

Het aan laten haken van andere afdelingen biedt een aantal voordelen:

  • Het integreren van de informatiebehoefte van andere afdelingen (vastgoedsturing, asset management) biedt de mogelijkheid om een integrale benadering te creëren van dit vraagstuk en ook die informatiebehoefte eenduidig en gefaseerd vast te leggen
  • De keuzes die worden gemaakt bij de scheiding hebben ook gevolgen voor de lijnafdelingen. Deze gevolgen kunnen groter of kleiner zijn, afhankelijk van gemaakte keuzes. Daarom is het zaak om hier geen ‘feestje van de boekhouding’ van te maken, maar om iedereen te betrekken.

Best practices, praktische tips en trucs

Ook aan de slag met de implementatie van de scheiding in uw administratie? Doe dan mee aan de training Implementatie Administratieve scheiding, waar u best practices leert, praktische tips en trucs krijgt en ervaringen kunt delen met collega’s van andere corporaties. Deze training kan ook incompany worden verzorgd, gericht op uw situatie en vraag. Tevens kan Finance Ideas u ondersteunen bij het opstellen van een plan en de implementatie rondom de administratieve scheiding.

Auteur

  • Victor Burger
    Victor Burger Partner, sectormanager wonen, senior adviseur woningcorporaties Meer info

Relevante opleidingen

Relevante artikelen

Typ hier uw vraag...

Het toewijzen van marktconforme beheerkosten aan de niet-DAEB-takIs uw parkeerplaats ook zo goed verwarmd?