De spagaat van de controller: meewerkend voorman of internal auditor?
Sinds de invoering van de nieuwe Woningwet dienen corporaties met meer dan 2.500 vhe’s te beschikken over een onafhankelijke controller. Om de onafhankelijkheid in de organisatie te borgen dient de controller in een onafhankelijke organisatie-eenheid te worden geplaatst.
Concreet betekent dit dat de controller niet rechtstreeks onder de manager bedrijfsvoering of de manager financiën mag vallen. Op papier voldoen alle corporaties aan de wettelijke voorschriften. Elke corporatie beschikt immers over een door de Autoriteit woningcorporaties goedgekeurd Financieel Reglement Beleid en Beheer, waarin de onafhankelijkheid van de controller is opgenomen.
Maar de praktijk is echter weerbarstiger. In hoeverre is het nog toegestaan dat de controller meewerkt aan het opstellen van de jaarrekening of de meerjarenbegroting? Wanneer conflicteert dit met de onafhankelijke positie? Welke mogelijkheden zijn er om een dergelijke spagaat te voorkomen?
Three-lines-of-defence model (3LoD)
Door specifiek in het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV) te benoemen dat de controller in een onafhankelijke organisatie-eenheid dient te zitten heeft de wetgever getracht het 3LoD-model een wettelijke basis te geven. Het uitgangspunt van het 3LoD-model is dat het primaire proces (het lijnmanagement) verantwoordelijk is voor het op orde hebben van het eigen proces (inclusief eigen controles).
De 2e lijn ondersteunt en adviseert de 1e lijn voornamelijk bij vraagstukken rondom risicomanagement, compliance en planning en control. De 3e lijn bestaat primair uit internal control. De 3e lijn ziet er vooral op toe dat het samenspel tussen de 1e en 2e lijn goed functioneert. Bij corporaties is deze functie nog relatief onbekend.
Meewerkend voorman vs internal auditor
Op basis van de Woningwet wordt een controller dus geacht geen werkzaamheden uit de voeren in de 1e lijn. Dit zou immers conflicteren met de rol als onafhankelijke controller. Zeker bij de kleine en middelgrote corporaties kan dit voor de controller een spagaat opleveren. Is er bij deze corporaties wel voldoende werk voor een full-time controlfunctie in de 2e en 3e lijn? Als er binnen de corporatie meer werk is voor de controller in het primaire proces (1e lijn), dan is het een overweging om voor de Woningwet gerelateerde controltaken een part-time controller (al dan niet op inhuur basis) aan te stellen.
Door het aanstellen van een (part-time) ‘Woningwet-controller’ heeft de eigen controller ruimte om als meewerkend voorman/senior financieel medewerker in de organisatie te werken en 1e en eventueel 2e lijns activiteiten op te pakken. De in te huren tweede controller zal daardoor niet in dezelfde spagaat terecht komen aangezien deze heel specifieke aangesteld wordt voor het uitvoeren van de Woningwet gerelateerde taken. Daarnaast kan deze controller ook beter invulling geven aan de 3e lijns internal audit functie. Op die manier kan (nog) beter invulling worden gegeven aan het 3LoD-model bij corporaties.
Leergang control en compliance
Tijdens de leergang control en compliance hebben we het met de deelnemers veelvuldig over de inhoud en afbakening van de controlfunctie. Deze discussies helpen de deelnemers om goed invulling te geven aan hun functioneren als controller binnen de eigen organisatie. Geen enkele corporatie is gelijk en dat betekent dat de controlfunctie ook telkens anders ingevuld wordt. Juist daarom is het leren van elkaars inzichten, kennis en ervaring uiterst waardevol. Deelnemers ervaren dat ze munitie krijgen voor maatwerkoplossingen voor hun eigen corporatie. Lees hier meer over de Leergang Control en compliance bij corporaties.
