Quick wins voor uw begrotingsproces

 In Sturing op vastgoed & financiën

Het is weer die tijd van het jaar: het begrotingsproces staat voor de deur! Hoe kunt u ervoor zorgen dat ook dit jaar het proces efficiënt verloopt? Waar moet u allemaal op letten om potentiele risico’s van fouten achteraf te voorkomen? De afgelopen weken publiceerde wij vier filmpjes met tips voor de aankomende begroting. Hieronder 4 aandachtspunten met praktische tips om te zorgen dat uw begroting structureel beter wordt ieder jaar weer!

1: Besteed voldoende tijd aan controleren en analyseren

Onze adviseurs zien veel meerjarenbegrotingen van woningcorporaties voorbij komen. Wat opvalt is het aantal fouten en slordigheden in de begrotingen. Data van vorig jaar die per ongeluk is blijven staan, verkeerde parameters, oude meerjarenonderhoudsbegroting, etc. Wij hebben daarbij de veel gemaakte fouten bij de voorbereiding, het proces en de controle fase voor u onder elkaar gezet:

#Voorbereiding:

  • leg de uitgangspunten vast in de kaderbrief.
  • Maak een gedetailleerde planning. Denk na over de informatie uitvraag in de organisatie voor zowel qua inhoud als format.
  • Als de informatie onjuist of onvolledig wordt geleverd, leg dit dan terug bij het betreffende organisatieonderdeel. Wij zien financiën/control in tijdnood komen door het corrigeren van onjuiste of ontbrekende informatie.

#Proces:

  • Gebruik een procesbeschrijving voor de MJB zoals die ook voor andere belangrijke processen wordt gebruikt.
  • Stel een projectleider aan voor de MJB. Iemand die aansprakelijk is voor de volledigheid, kwaliteit en juistheid van de MJB.

#Controle.

  • Neem minimaal twee weken doorlooptijd op in de planning voor het analysewerk op de MJB.
  • Pas het vierogen principe toe.
  • Laat iemand anders de inrichting, uitgangspunten, aannames en keuzes van de MJB een keer controleren.
  • Maak de MJB visueel door gebruik te maken van grafieken en figuren. Hierdoor is snel inzichtelijk of de cijfers logisch en consequent zijn.

2. Drijf de eilanden naar elkaar

Goed samenwerken tussen verschillende afdelingen is bij veel corporaties niet altijd vanzelfsprekend. Enige vorm van eilandcultuur komt veelvuldig voor. Daar is al sprake van als we met z’n allen op kantoor kunnen zijn. Iets wat de komende maanden waarschijnlijk nog niet het geval is. Daardoor is het juist in deze coronatijd nog belangrijker om aandacht te hebben voor goed samenwerken.

Besteed als MT dus meer tijd aan afstemming, onderling overleg, goede procesbeschrijving en het houden van de verbinding. Praktische tip: zet de begroting de komende MT vergaderingen prominent op de agenda. De MJB is geen feestje van de manager/directeur bedrijfsvoering maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid!

3. Bespreek keuzes die gemaakt worden voor inrichting/uitvoeren portefeuillestrategie.

Een ander aandachtspunt is het bespreken van keuzes die gemaakt worden voor inrichting/uitvoeren van de portefeuillestrategie. Juist nu! Wij pleiten sinds lange tijd al voor het borgen van de financiële continuïteit in de MJB. Dit is het moment om de financiële effecten van de portefeuillestrategie in beeld te hebben. Voor bijna alle corporaties geldt dat de volkshuisvestelijke opgave groter is dan de financiële polsstok. Welke keuzes maakt u? Renovaties zijn zeer onrendabel. Hoeveel wilt en kunt u hiervan uitvoeren? En staat dit in verhouding tot de nieuwbouwambities? Hoe gaat u om met de verruiming van de LTV? Praktische tips:

4. Werk aan structureel betere MJB ieder jaar

De Japanners noemen het Kaizen: werken aan structurele verbetering. Ook voor zo iets belangrijks als de MJB raden wij alle corporaties aan om structureel te werken aan verbeteringen. Praktische tips:

  • Evalueer het MJB proces ieder jaar en stel verbeterpunten en wensen op voor volgend jaar. Meer of andere analyses? Betere sturingsinformatie? Andere grafische weergave? Of betere MJOB op complexniveau? Voer de gewenste verbeterpunten het volgende jaar door.
  • Verbeteringen kunnen ook zijn het elimineren van activiteiten die kosten tijd/geld/moeite kosten, maar onvoldoende toegevoegde waarde opleveren. Less is more is hier van toepassing.

Hulp nodig bij uw meerjarenbegroting?

Heeft u behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van de meerjarenbegroting? Of een kwaliteitscheck op uw bestaande begroting? Onze adviseurs ondersteunen corporaties bij het inzichtelijk maken van de kwaliteit en robuustheid van de meerjarenbegroting.

Wilt u zelf aan de slag om uw kennis over dit onderwerp te vergroten? Tijdens de opleiding: financiële sturing gaan we dieper in op de theorie achter financiële sturing, de benodigde beoordelingscriteria en de samenhang hiertussen. Bekijk het programma en de eerstvolgende data.

Auteur

  • Victor Burger
    drs. Victor Burger Partner, sectormanager wonen, senior adviseur woningcorporaties Meer info
  • Jaring Hylkema
    drs. Jaring Hylkema Senior adviseur woningcorporaties Meer info
  • drs. Daan Vrijmoet MRE
    drs. Daan Vrijmoet Senior adviseur woningcorporaties Meer info

Relevante opleidingen

Relevante artikelen

Typ hier uw vraag...

Draagt budgetteren van onrendabele toppen bij aan het borgen van financiële continuïteit?Effect van extra lenen op operationele kasstromen