Nieuwe definities voor onderhoud en beheer: So what?

Via verschillende kanalen (Aedes, SBR wonen of onze alert) heeft u kennis genomen van de nieuwe definities voor onderhoud, verbeteringen en beheer. Wellicht dacht u bij het lezen: So what…..??

In mijn ogen is één van de belangrijkste consequenties dat de definities direct toegepast moeten worden in de begroting 2020, de dPi en ook al in de jaarrekening 2019! Zonder enkele overgangstermijn.

Nog even kort en krachtig de definities

#Onderhoud

Onder onderhoud wordt verstaan: werkzaamheden die naar hun aard dienen om een verhuurbare eenheid technisch en bouwkundig in stand te houden uitgaande van eeuwigdurende exploitatie. Voorbeelden die worden genoemd zijn: uitgaven voor vervanging keukens, badkamers en de uitgaven voor vervanging van daken.

#Verbetering

Onder verbetering wordt verstaan: werkzaamheden die naar hun aard dienen om de verhuurbare eenheid wezenlijk te veranderen waardoor de eenheid naar inrichting, aard of omvang een wijziging heeft ondergaan. Hierbij wordt aangesloten op de fiscale praktijk. Dit betekent dat uitgaven voor het verduurzamen of het toevoegen van installaties die niet reeds aanwezig waren (bijvoorbeeld zonnepanelen), gezien worden als investering.

#Ingrijpende verbouwing

Daarnaast wordt inhoud gegeven aan het begrip ‘ingrijpende verbouwing’. Alle ingrepen bij een dergelijke verbouwing worden geclassificeerd als verbetering. In tegenstelling tot de fiscale behandeling, geldt voor achterstallig onderhoud dat dit wordt kwalificeert als verbetering. Uitgaven voor keukens, badkamers en daken kunnen bij een ingrijpende verbouwing geclassificeerd worden als investering, mits voldaan wordt aan de voorwaarden.

Verstrekkende gevolgen nieuwe definities

Deze nieuwe definities kunnen een vergaand effect hebben. Voor de jaarrekening 2019 is het effect beperkt tot het toepassen van de definities in de beleidswaarde. Maar ook dit levert extra werk op. Vooral omdat de controlerend accountant een belangrijke rol heeft in het jaarrekeningtraject en steeds meer op afstand staat.

Voor de begroting betekent dit, dat de nieuwe definities direct moeten worden opgenomen in de balans, resultatenrekening en kasstroomoverzicht. Ik merk dat bij een aantal corporaties de meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) en de meerjareninvesteringsbegroting (MJIB) nog niet zijn ingericht op de nieuwe indeling tussen onderhoud en investeringen. Vaak ook omdat de MJOB door de afdeling vastgoed zorgvuldig is opgesteld. Het is in mijn ogen dan ook verstandig om de MJOB en MJIB niet één-op-één over te nemen in de nieuwe meerjarenbegroting maar eerst een vertaalslag te maken.

NEN 2767 of vergelijkbaar?

Het is maar een klein zinnetje: “Achterstallig onderhoud betreffen kosten die het gevolg zijn van onvoldoende onderhoud (herstel van technische gebreken aan gebouwdelen die een hogere conditiescore hebben dan 4 conform NEN 2767 of vergelijkbaar)”. Maar wat als corporaties geen NEN 2767 score of vergelijkbaar hebben? Ik kan de vragen van de accountant al van mijlenver aan zien komen. “Kan je aantonen dat jullie bezit geen achterstallig onderhoud heeft en dat de beleidswaarde daarmee correct is berekend?”. Vandaar het advies om één of enkele positioning papers op te stellen.

Voorkom onnodige discussie door een position paper op te stellen

Een position paper is een memo waarin uitgelegd wordt welke keuzes de corporatie maakt en waarom. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op een juridisch standpunt of op een standpunt in relatie tot de Woningwet. Het meest worden position papers gebruikt in relatie tot de controlerend accountant. In de position papers worden de uitgangspunten en standpunten goed beschreven in de taal van de accountant. De kennisoverdracht en inzicht die gepaard gaan met het opstellen, zorgen dat standpunten in de jaarrekening beter onderbouwd zijn.

Inhoud van een positioning paper

Ook voor de nieuwe definities voor onderhoud en beheer adviseer ik om een position paper op te stellen en deze tijdens de interim controle al met de accountant te bespreken. Mogelijke vragen die hierin naar voren komen:

• Is er sprake van achterstallig onderhoud?
• Hoe is bepaald dat er wel/geen sprake is van achterstallig onderhoud?
• Wordt er gebruik gemaakt van NEN 2767 conditiescores of een andere methode?
• Hoe zijn de nieuwe definities verwerkt in de beleidswaarde?
• Hoe zijn de nieuwe definities verwerkt in de begroting?
• Hoe sluit de MJB aan op de jaarrekening?
• Hoe is de beleidswaarde berekend voor de jaarrekening 2019?
• Hoe is omgegaan met de beheerlasten?
• Welke data en bronnen zijn gebruikt?
• Welke software? Welke definities?

Meer weten over position paper of de controlfunctie?

Op naar (weer?) een soepel jaarrekeningtraject? Een positioning paper kan helpen onnodige discussies met de accountant te voorkomen. Heeft u ondersteuning nodig bij het opstellen hiervan? Victor Burger denkt graag met u mee. Wilt u direct aan de slag met de controlfunctie binnen uw corporatie? Tijdens de Leergang control en compliance bespreken we met de deelnemers de inhoud en afbakening van de controlfunctie en hun rol bij de organisatie van data. Het delen van elkaars inzichten is uiterst waardevol om een goede invulling te geven aan het functioneren als controller binnen de eigen organisatie.