Grip krijgen op je servicekosten? Dat doe je zo!
‘O ja, dat doen we er even bij.’ Die uitspraak hoort Pim Schouten vaak als hij een training geeft over servicekosten. “Maar een verkeerde verdeelsleutel of kosten doorberekenen die niet mogen, leidt al snel tot een verkeerde afrekening en ontevreden huurders. En vanaf 2027 verandert met de Wet modernisering servicekosten ook nog eens een deel van de regels. Reden genoeg om dit proces niet langer als iets voor ‘erbij’ te zien.”
Hoe zit het ook alweer
Huurders in een appartementencomplex van een woningcorporatie hebben vaak te maken met servicekosten. Dat zijn alle kosten die op grond van de huurovereenkomst bovenop de huurprijs worden geteld en betrekking hebben op levering en diensten door de corporatie. Denk daarbij aan schoonmaakkosten, elektra in gemeenschappelijke ruimtes of het onderhoud van liften. Ook de levering van warmte van een collectieve warmtevoorziening in een flat kan onder servicekosten vallen, net als glasbewassing.
Foute verdeelsleutels? Ontevreden huurders
Maar mag je dat allemaal zomaar doorrekenen? En hoe doe je dat? Servicekosten berekenen is niet zo gemakkelijk als het lijkt, zegt Pim. “Het is niet simpelweg wat elektra, schoonmaak of energie inkopen en dat bedrag delen door het aantal woningen. Er zitten vaak ingewikkelde verdeelsleutels achter. Als die niet goed gehanteerd worden, ontstaan er onjuiste berekeningen en die leiden weer tot (vaak terecht) ontevreden huurders.”
Complex proces vereist kennis en inzicht
Het hele proces begint bij de inkoop, zegt Pim. “Je koopt diensten of producten in, daar ontvang je facturen van. Die moet je op de juiste manier inboeken. Je ontvangt meestal een totaalfactuur die je met een verdeelsleutel moet omrekenen naar individuele woningen. Maar niet iedere woning moet hetzelfde bedrag betalen. De ene woning is groter, de andere ligt op een hoek. Het ene complex bevat zes woningen, het andere zeshonderd. Ook komen er technische zaken bij kijken zoals de manier van verwarmen. Je moet eigenlijk weten hoe een complex in elkaar zit. Vooral als nieuwe medewerker heb je dat niet meteen in de vingers.”
Kwetsbaarheid verhoogt risico’s voor corporatie
Servicekosten vereisen dus inzicht in een complexe administratie en technische kennis. “Daar komt bij dat vooral bij kleinere corporaties de servicekosten vaak door een medewerker ‘er even bij’ worden gedaan. Terwijl het dus een complex proces is dat veel kennis vereist. Bovendien is het kwetsbaar als de afrekening van servicekosten slechts bij één persoon in het takenpakket zit. Stel dat die wegvalt, dan blijft de afrekening van de servicekosten liggen. Of je moet iemand inhuren die het complex helemaal niet kent, waardoor het risico bestaat dat de afrekening niet klopt. En daar worden huurders zeker niet blij van. Zij willen duidelijkheid. Het liefst ook tussentijds om te voorkomen dat er veel bijbetaald moet worden. Dat zagen we vooral enkele jaren geleden toen de energieprijzen ineens heel hoog werden en mensen onverwacht geconfronteerd werden met enorme hoge afrekeningen. Je moet er als corporatie dus bovenop zitten en de huurders ook meenemen in het proces.”
Tips maken afrekening simpeler
Pim heeft wat handige tips voor corporaties om het afrekenen van servicekosten gemakkelijker te maken. “Beperk het aantal verdeelsleutels, maak een eigen servicekostenbeleid of bespreek de afrekening in speciale werkgroepen. Probeer zo het proces minder complex te maken. Ik hoor vaak terug van oud-deelnemers dat ze veel aan die tips gehad hebben en dat het werk gemakkelijker wordt. En dat leidt weer tot minder ontevreden huurders en minder klachten. Met andere woorden: een hoger waarderingscijfer van de huurders!”
Zelf ook meer weten over servicekosten?
Ben je zelf goed op de hoogte van alle actuele wijzigingen in de wetgeving rondom de servicekosten? Wat mag je wel en niet doorberekenen en belast je alles wel (correct) door? Hoe zit dat nu met de kosten van een lift voor bewoners op de begane grond? Vragen die worden beantwoord tijdens de training ‘Afrekening servicekosten’.
