Alwel over fraude en compliance: “Kracht ligt in herhaling”

Fraude, integriteit en compliance staan bij veel woningcorporaties hoog op de agenda. Maar hoe zorg je er in de praktijk voor dat processen niet alleen op papier goed zijn geregeld, maar dat risicobewustzijn echt leeft binnen de organisatie? In dit interview vertelt John Dekkers, bedrijfscontroller bij Alwel, hoe zijn corporatie fraude- en integriteitsrisico’s structureel aanpakt.

Hoe gaan jullie om met fraude, integriteit en compliance?

“Door het onderwerp goed op de agenda te houden en te herhalen, beperken we het risico op financiële schade aanzienlijk. We besteden binnen onze corporatie veel aandacht aan fraude, integriteit en compliance. We toetsen onze processen en afspraken regelmatig kritisch en zoeken continu naar mogelijkheden om deze te verbeteren. Ik durf met vertrouwen te zeggen dat we onze zaken goed op orde hebben.

Wat hebben jullie opgezet om fraude te voorkomen?

We beschikken over een gedegen frauderisicoanalyse en hebben zowel hard als soft controls ingericht. Risicomanagement is stevig verankerd in onze werkwijze en we investeren actief in het vergroten van het risicobewustzijn binnen de organisatie. Dit doen we niet alleen door systemen en procedures, maar ook door het stimuleren van een open cultuur waarin medewerkers zich verantwoordelijk voelen en elkaar durven aan te spreken. Zo bouwen we samen aan een integere en weerbare organisatie.”

Hoe creëer je dan concreet een integere en weerbare organisatie?

“De kracht zit in de herhaling. Je moet continu bezig blijven om onderwerpen op de agenda te zetten en ze bij mensen in het geheugen te houden. En iedere keer weer beleid tegen het licht houden en kijken of er accentverschuivingen nodig zijn. Het doel is om fraude en compliance goed op orde te hebben zodat we ons kunnen bezig houden met onze kerntaak: woningen bouwen en onderhouden.”

Hoe zorg je dat risicobewustzijn overal binnen de corporatie op orde is?

“We hebben met verschillende afdelingen meegedaan met de opleiding Fraude & Compliance. Daardoor is er binnen al die afdelingen nu meer bewustzijn over het onderwerp en zijn mensen sneller bereid er energie in te steken om ons niveau op peil te houden. Ze weten wat de gevolgen kunnen zijn als het niet goed geregeld is en weten ook dat we ons kunnen richten op onze kerntaak als we onze zaken wel goed voor elkaar hebben.”

Wat zijn concrete voorbeelden die voorbij zijn gekomen?

“Er was bijvoorbeeld aandacht voor de toetsing van aannemersprestaties door het toepassen van de Aedes-tool (handreiking). Wij hebben inmiddels niet één, maar twee kwaliteitscontroleurs in dienst die op locatie toetsen of de aannemer of leverancier zijn afspraken nakomt wat betreft de prestatielevering en de facturering. Ook hier kregen we dus de bevestiging dat we goed bezig zijn. En het verdient zich ook echt terug; iedereen blijft scherp en dat levert betere kwaliteit op.”

Zitten jullie er dan niet teveel bovenop?

“Het is een kwestie van balans zoeken tussen interne beheersing en het proces. Als die balans uit het lood raakt, moeten we aanpassingen doen.”

Wat heb je als belangrijkste leerpunt meegenomen?

“Je ziet goede voorbeelden waar het mis kan gaan. Die kan ik intern weer gebruiken om een onderwerp als integriteit op de agenda te zetten. Ik kan er dan op wijzen dat het bij een andere corporatie echt is gebeurd zodat het geloofwaardiger is en wij er van leren. Een voorbeeld is een bekende aannemer die puur op basis van dat gemak weer nieuwe opdrachten krijgt, in plaats van dat we scherp kijken of die opdracht wel bij deze aannemer past en of we niet breder moeten kijken of een keer moeten wisselen.”

Heb je nog tips voor corporaties?

“Pak het organisatiebreed aan en blijf het onderwerp op de agenda houden. Als iedereen met de risicobewustzijn naar processen kijkt, is het risico dat er iets mis gaat veel kleiner. Leid dus ook je personeel risicobewust goed op, want daar begint het mee! Hanteer een Integriteitscode en bijbehorende meld- en gedragingsregelingen die voor alle medewerkers helder maken wat gewenst gedrag is en hoe om te gaan met mogelijke integriteitsdilemma’s.”

Zelf ook aan de slag met fraude, integriteit en compliance?

Wilt je zelf ook meer weten over dit onderwerp en handvatten ontvangen om fraude actief te herkennen, voorkomen en het bewustzijn te verhogen? Bekijk het programma van de opleiding Fraude & Compliance.

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor een in company? Neem contact op met ons team.