Vijf kritische succesfactoren voor de herijking van uw investeringsstatuut
Finance Ideas stelt sinds een aantal jaar een model investeringsstatuut beschikbaar aan corporaties. Dit model wordt door veel corporaties als basis gebruikt voor het opstellen van hun eigen statuut. Het model is erop gericht om de gedachtevorming en keuzes die corporaties in het investeringsproces kunnen maken, te faciliteren (niet om deze gedachtevorming en keuzes te vervangen).
Afgelopen zomer is een update van dit model beschikbaar gesteld. In dit artikel delen we vijf kritische succesfactoren voor het updaten van het investeringsstatuut op basis van ervaringen uit de sector sinds de laatste update.
#1 Neem uw organisatie en RvC voldoende mee in het herijkingsproces
Het succes van een nieuw statuut is niet alleen afhankelijk van de kwaliteit van het nieuwe document, maar ook van het doorleven van het bijbehorende gedachtegoed binnen de organisatie. Zo moeten aanpassingen in het investeringsproces omarmd worden door de organisatie die met het nieuwe statuut aan de slag gaat. Daarnaast moet de raad van commissarissen ook besluiten kunnen goedkeuren op basis van het nieuwe statuut. Als we naar de praktijk kijken, leert de ervaring dat corporaties die hun raad voldoende betrekken bij deze actualisatie daar op een later moment de vruchten van plukken. Ook zien wij dat corporaties die hun commissarissen betrekken bij het herijkingsproces veelal een soepelere vaststelling van het nieuwe beleidsdocument kennen.
#2 Waarborg de kwaliteit en het actueel houden van referentieprojecten
In het modelstatuut wordt gebruik gemaakt van referentieprojecten waarmee de financiële kengetallen en volkshuisvestelijke bijdrage van een project worden vergeleken. Op deze manier kan worden beoordeeld in hoeverre projecten in lijn liggen met de verwachtingen. Deze referenties zijn standaardingrepen die zijn gedefinieerd ten behoeve van het opstellen van de portefeuillestrategie en de meerjarenbegroting. Zij zijn dus essentieel voor de beoordeling van projecten. Om deze methodiek goed te laten functioneren is het van belang een goede set aan referenties op te stellen. Idealiter worden deze minimaal een maal per jaar geactualiseerd. Veel corporaties kiezen er voor dit jaarlijks, voorafgaand aan het opstellen van de meerjarenbegroting, te doen. Omdat het cruciaal is dat de referenties up to date blijven, verdient het de aanbeveling om in het statuut vast te leggen hoe en wanneer dit gebeurt, evenals wie hiervoor verantwoordelijk is.
#3 Koppel een afgebakend startmoment aan het investeringsproces
In het modelstatuut is een vast startmoment van het investeringsproces beschreven, de ‘vooraf-fase’. Onze ervaringen leren dat binnen organisaties, rondom het officiële startmoment van het investeringsproces, vaak onduidelijkheid bestaat . Dit is echter een belangrijk moment binnen het investeringsproces, aangezien er met dit officiële startbesluit naast onderzoeksbudget en capaciteit ook wordt besloten dat het traject de kaders, beschreven in het statuut, zal gaan doorlopen. Daarom adviseren wij hier een concreet besluit aan te koppelen.
#4 Stel vaste formats op voor de verschillende fasedocumenten
Het investeringsstatuut schrijft voor welke toetsvragen in elk van de verschillende fasedocumenten beantwoord dienen te worden. In het verlengde van het actualiseren van het investeringsstatuut is het daarom van belang om ook de fasedocumenten hiermee in lijn te brengen. Veel corporaties hanteren een vast sjabloon beschikbaar waarin is opgenomen op welke wijze de beantwoording van de toetsvragen dient te worden uitgewerkt. Door deze formats naadloos te laten aansluiten op het, in het statuut omschreven, toetsingskader wordt voorkomen dat er onduidelijkheid of een wildgroei ontstaat ten aanzien van de opbouw en inhoud van deze documenten.
#5 Maak de aansluiting met het bestaande procuratiereglement
Bij het vaststellen van de reikwijdte van het statuut wordt vaak een drempelbedrag gehanteerd. Dit kan zowel op projectniveau als op eenheidsniveau zijn. Het is van belang bij het bepalen van deze bedragen rekening te houden bedragen uit het procuratiereglement. Wanneer er niet wordt aangesloten op het procuratiereglement kunnen er projecten ontstaan die ‘buiten’ de bestaande processen van de organisatie vallen. Dit kan zorgen voor onduidelijkheid en onzorgvuldigheid in het investeringsproces. Naast bovenstaand grensbedrag voor het wel of niet doorlopen van het statuut wordt vaak een tweede grensbedrag ingebouwd. Dit tweede grensbedrag bepaalt in welk geval een investeringsbesluit wel of niet door de RvC dient te worden goedgekeurd. Gedegen gebruik van deze grenswaarden kan het investeringsproces efficiënter maken voor de verschillende projecten waarmee de organisatie te maken krijgt.
Meer weten over investeringsafweging?
Heeft u vragen over dit onderwerp? Of heeft u behoefte om te sparren over het beoordelen van dergelijke investeringsafwegingen? Neem dan contact op met Niels Kornegoor.
Zelf aan de slag met een training? Tijdens de training Investeringsafweging gaat u aan de slag met het ORT-budget, onrendabel investeren en uw investeringsplannen. U plaatst uw investeringen in het bredere perspectief en leert meer over het opstellen van verantwoorde investeringskaders met een gezonde ruimte voor innovatie en vernieuwing. Bekijk het programma en de data.
