Herziene woningwet: grote impact op de administratie en AO/IC

Een verplichte scheiding van activa en passiva tussen de DAEB tak en de niet-DAEB tak. Dat is één van de hoofdingrediënten van de herziene woningwet. Bij de implementatie van de wet binnen de corporatie zal niet alleen de gesplitste balans maar vooral ook de noodzakelijke scheiding van baten en lasten om aandacht vragen. Aanzienlijke aanpassingen in de administratie en AO/IC zijn voor veel corporaties onvermijdelijk.

De scheiding van baten en lasten is onder meer noodzakelijk om in de toekomst aan te kunnen tonen dat géén sprake is van overcompensatie. Hoewel de herziene Woningwet duidelijk is over de verplichting tot het ‘scheiden van baten en lasten’, c.q. het voeren van een gescheiden boekhouding, is het voor veel corporaties nog onduidelijk wat dat in praktijk concreet betekent voor de aanpassingen in de boekhouding en administratie.

Wettelijke eisen

De Woningwet en bijbehorende AMvB geven op dit punt namelijk weinig houvast. Wel wordt door de wetgever verwezen naar de Europese Transparantierichtlijn. De Transparantierichtlijn bepaalt dat bij een (verplichte) gescheiden boekhouding ‘de financiële en organisatorische structuur correct in de gescheiden boekhouding wordt weergegeven’. Gesteld wordt dat uit de gescheiden boekhouding moet  blijken welke kosten en opbrengsten met de verschillende activiteiten verband houden en volgens welke methoden de kosten en opbrengsten aan de activiteiten worden toegerekend.

Samengevat stelt de richtlijn ten aanzien van de gescheiden DAEB/niet-DAEB boekhouding:

1. de interne rekeningen dienen voor de verschillende activiteiten gescheiden te zijn;
2. alle kosten en opbrengsten dienen op grond van consequent toegepaste en objectief te rechtvaardigen beginselen van kostprijsadministratie, correct te worden toegerekend aan de activiteiten;
3. de beginselen van kostprijsadministratie op basis waarvan de gescheiden boekhouding wordt gevoerd, dienen duidelijk te zijn vastgelegd.

Praktijk

Dat is allemaal nog steeds vrij abstract. Wat betekenen deze uitgangspunten nu voor de implementatie van de herziene woningwet? In de praktijk leidt  de vereiste scheiding van baten en lasten leidt tot het inrichten van twee volledig gescheiden subadministraties op het punt van de:

• debiteuren administratie
• crediteuren administratie
• goed te keuren facturen
• OGE administratie
• projectenadministratie

Deze subadministraties moeten worden ingericht op de scheiding van baten en lasten van respectievelijk de DAEB en niet-DAEB activiteiten. Ook voor de corporaties met een omzet van minder dan € 30 miljoen en minder dan 5% aandeel niet-DAEB activiteiten (waarvoor een vermogensscheiding niet verplicht is) zal in de praktijk een gescheiden administratie op complex of zelfs vhe-niveau op termijn noodzakelijk zijn. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is om de bestaande IT-systemen tijdig (liefst) vóór effectuering van de scheiding in overeenstemming te brengen met de nieuwe werkwijze.

Activity Based Costing

Met name de correcte toerekening van de kosten aan de verschillende DAEB en niet-DAEB complexen  is voor veel corporaties een nieuw fenomeen. Hierbij moet sprake tevens sprake zijn van consequent toegepaste en objectief te rechtvaardigen beginselen van kostprijsadministratie. Directe kosten lijken op het eerste gezicht eenvoudig te verwerken, omdat deze direct op eindproduct/dienst geboekt worden. Maar omdat de vhe’s vaak in complexen zijn gebundeld zal er vaak sprake zijn van een kostenmix ten behoeve van DAEB en niet DAEB-bezit. Alle kosten die op complex niveau worden gemaakt, moeten dus, hoewel direct geboekt, toch verdeeld worden over DAEB en niet-DAEB. Dit betekent dat ofwel een verdeelsleutel moet worden gehanteerd of een registratie per vhe.

Voor het boeken  van de indirecte kosten (personeel, huisvesting van de corporatie, algemene kosten) vraagt de verdeling om bijzondere aandacht. Diverse verdeelsleutels zijn hierbij mogelijk, zoals het aantal m2 GBO van de woningen of de marktwaarde hiervan. Om de personele inzet goed te monitoren, kan worden gekozen voor het registreren van uren. Dat laatste zal echter voor veel corporaties een grote breuk met het verleden betekenen. Om de indirecte kosten op een consequente en onderbouwde wijze goed te kunnen toerekenen, kan de methodiek van Activity Based Costing worden gebruikt.

Administratieve organisatie en interne controle

Niet alleen de kostentoerekening tussen DAEB en niet-DAEB is een aandachtspunt. Ook de gehele administratieve organisatie van de corporatie dient te worden herzien. De volgende aspecten komen hierbij onder meer  aan de orde:

• vastlegging van verplichtingen in een aparte registratie (contractencreatieregister)
• standenregistercontrole over twee afzonderlijke financiële administraties en de vastgoedadministraties heen.
• boekingsgangen opnieuw beschrijven
• besluitvormingstraject investeringen opnieuw beschrijven
• controle op marktwaardering uitschrijven
• inrichten rapportageproces rendementsturing en overcompensatie
• proces beleidsvorming en begroting herschrijven ivm invloed huurders en gemeenten
• proces passend toewijzen hoe met registratie gegevens huurders om te gaan

Tot slot nog dit

Corporaties met meer dan 2.500 vhe dienen een controlefunctie als zelfstandige/onafhankelijke functie in te richten. Hier dienen financial control, business control, IT-control en compliance control te worden afgedekt. Het is goed om ook dit onderdeel van de implementatie van de woningwet  tijdig en in samenhang met de andere bovenstaande aspecten  op te pakken.

Meer informatie?

Over de herziene Woningwet, de gevolgen voor uw corporatie en een adequate en tijdige implementatie? Neem dan deel aan de eerstvolgende kennisdag Woningwet novelle of neem contact met ons op.