Als projecten groeien, groeien de risico’s mee
Projectadministratie en -control worden steeds belangrijker voor corporaties. De omvang van projecten en het aantal projecten groeit, zowel in nieuwbouw als renovatie. Daarmee nemen ook de risico’s toe voor de financiële huishouding van een corporatie. “Je wilt immers niet dat de financiën niet op orde zijn als je een investering hebt gedaan. Dat kan leiden tot grote schade”, zegt Teus van der Heiden, docent van de opleiding In control bij projectadministratie.
Financieel afdekken van projecten
Door de groeiende risico’s komen er binnen steeds meer corporaties projectcontrollers en -administrateurs die meekijken en advies geven. Het betreft vaak jonge mensen die behoefte hebben aan wat meer kennis. Dat is broodnodig, zegt Teus, want als corporaties niet goed sturen op projectadministratie en -control vliegen zaken uit de bocht. “Bijvoorbeeld bij een investering waarvan de financiën niet goed op orde zijn. Of als doelgroepen niet goed bediend worden. Stel je hebt als beleid om de laagst verdienenden van een woning te voorzien. Dan is het niet de bedoeling dat er projecten worden opgestart voor mensen met een hoger inkomen. Daar moet je als controller ook scherp op zijn en bijsturen. Zonder controller kan een risicovol project ongemerkt financieel onvoldoende zijn afgedekt. Dat wil je dus voor zijn, want het is heel veel werk om dat weer te repareren.”
Hoe pak je projectadministratie aan als corporatie?
“Stel je hebt een project waarbij een investeringsvoorstel wordt gedaan en een budget wordt toegekend. Maar er gebeuren vervolgens zaken als overschrijdingen of protest vanuit de buurt, waardoor aanvullende maatregelen nodig zijn zoals een geluidswal. En dan komt er ook nog eens een huurbevriezing waardoor de inkomsten veel lager uitvallen dan vooraf begroot en zijn de rapportages niet op orde. Allemaal dingen die in de praktijk kunnen gebeuren.”
“Neem als voorbeeld de geluidswal. Het projectteam moet dan een memo opstellen aan het MT. Samen met de projectcontroller, concerncontroller en jurist brengt de projectleider de maatregelen, alternatieven en kosten voor geluidshinder in kaart. En verder onderzoeken welke partij financieel verantwoordelijk is voor de tegenvaller. Is dat de aannemer of iemand anders? En misschien moet het hele investeringsbesluit herzien worden.” Ook is er waarschijnlijk actie nodig richting andere organisatieonderdelen, aldus Teus. “Het is goed om ook de manager Vastgoed en de concerncontroller hierbij te betrekken.” Projectadministratie reikt tot in de vezels van de corporatie. Je wilt dus goed weten hoe de projectadministrateur en controller moeten handelen.
Aan de slag met je kennis rondom projectadministratie?
Projectmedewerkers die aan de training ‘In control bij projectadministratie’ meedoen, zijn vooral op zoek naar duidelijkheid, ziet Teus. “Vooral projectcontroller en projectadministrateur zijn relatief nieuwe functies. Ze willen weten wat er van hen verwacht wordt en hoe ze hun rol handen en voeten geven.”
“In de training komt dat voorbij. Ook ga je aan de slag met vraagstukken die zich voordoen bij het maken van investeringsberekeningen, de financiering en de projectenrapportages. Daarbij leer je ook meer over hoe de rollen (administrateur, projectteam, projectcontroller, manager Vastgoed en concerncontroller) ingevuld worden en welke aspecten (ook soft controls) hierin een rol spelen.” Bekijk hier het programma en de data.
