Hoe draagt projectadministratie bij aan de interne beheersing?
Iedere corporatie wil graag woningen toevoegen of de kwaliteit ingrijpend verbeteren. Die plannen en ambities worden meegenomen in de meerjarenbegroting. Na een positieve besluitvorming gaat het team enthousiast aan de slag met de kaders van een project. Een goed ingerichte projectadministratie voorkomt immers extra kosten en tijd. Hoe blijf je in control? Hoe time je de liquiditeitsbehoefte en welke tools heb je om bij te sturen?
Loopt het project volgens de (interne) regels en budgetten? Informatie die niet alleen belangrijk is voor de projectleider, ook voor de manager vastgoed, bestuurder, RvC, de assetmanager, controller(s), projectadministrateur en projectcontroller.
Welke vormen van projectadministratie zijn er?
Even een stap terug, want welke vormen van projectadministratie zijn er? Woningcorporaties hebben de keuze uit verschillende vormen. Sommige corporaties maken uitsluitend gebruik van Exceltoepassingen in aanvulling op het gekozen financieel systeem (Empire, Accountview etc). Andere corporaties kiezen voor een softwaremodule waarmee de kosten en verplichtingen van ieder project overzichtelijk en door alle betrokkenen worden benut. Daarnaast zijn er corporaties die de totale stichtingskosten van nieuwbouwprojecten inrichten naar enerzijds de GREX (grondexploitatie) en anderzijds de VEX (volkshuisvestelijke) exploitatie.
Welke voor jouw corporatie het beste is hangt van veel verschillende factoren af. Tijdens de training in control bij projectadministratie krijg je aan de hand van de voor- en nadelen inzicht in welke methode het beste past bij jouw woningcorporatie. Daarbij staan we direct stil bij wat je in de tussentijd kunt doen om de relevante nadelen van de huidige handelwijze zo goed mogelijk te ondervangen.
Hoe ga je om met de financieringsbehoefte?
Een ander belangrijk punt is de financieringsbehoefte die samenhangt met ieder project. Na de besluitvorming moet er tijdig financiering worden aangetrokken. Hoe zorg je dat de aangetrokken middelen zo goed mogelijk aansluiten op de betaaltermijnen in het bouwproject? En heb je specialisten nodig, zoals een jurist, communicatiemedewerker, fiscalist etc? Als er onderwerpen spelen waarvoor deze specialisten nodig zijn, moeten ze tijdig worden ingeschakeld. Hoe kun je dit het beste doen en wat zijn de voor en nadelen?
Welke rollen zijn er binnen projectadministratie?
Ieder nieuwbouw of renovatieproject kent een projectmanager of -leider. Na de besluitvorming ontwerpt hij of zij de kaders voor het bouwproject. Via de manager vastgoed wordt vervolgens het investeringsbesluit genomen. Daarna start voor veel betrokkenen een spannende fase. De bestuurder en vele andere functionarissen volgen waarschijnlijk met veel interesse het bouwtraject. Welke rollen en informatiebehoefte zijn er?
De manager bedrijfsvoering wil natuurlijk weten of de bouwsom zich goed verhoudt met de meerjarenbegroting. De controller wil het project vanuit het kostenaspect goed bewaken. Tijdens de training staan we stil bij de verschillende rollen en informatiebehoefte. Aan de hand van voorbeelden leer je meer over de onwenselijkheden in de functie-uitvoering.
Financiële bewaking binnen projectadministratie
Hoe zorg je als projectmanager dat de kosten van de uitvoering ook binnen de kaders van het investeringsbesluit blijven? En welke tegenvallers zijn er te verwachten? Als projectmanager probeer je zoveel mogelijk binnen de afgesproken kaders te sturen, maar je hebt ook te maken met (dreigende) overschrijdingen en onzekerheden. Welke risico’s zijn er binnen de verschillende fases van het project? En welke mogelijkheden heb je voor het rapporteren?
Aan de slag met het antwoord op deze vragen?
Tijdens de opleiding in control bij projectadministratie ga je aan de slag met de antwoorden op al deze vragen. Ook breng je de theorie direct in de praktijk met een case. Lees meer over deze opleiding, de case of bekijk de data.
