Controller: van controleur naar dataexpert?

Veel mensen denken bij controllers aan controleurs. Politieagenten die kijken of een ander niet te ver gaat. Grensrechters die hun vlag opsteken bij buitenspel. Scheidsrechters die op hun fluitje blazen en gele en rode kaarten uitdelen bij een overtreding. De werkelijkheid is inmiddels genuanceerder.

Het takenpakket van de controller

De functietitel controller is afgeleid van het Engelse ´to control´ dat ´beheersen´ betekent. De controller is dus iemand die in eerste instantie zorgt voor beheersing. Er zijn vele definities van de functie van controller. Over het algemeen wordt de controller beschouwd als een financieel-economisch expert die directie en management ondersteunt bij het besturen en beheersen van de organisatie.

Volgens het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV) is de controller niet alleen betrokken bij besluiten met verstrekkende financiële gevolgen maar omvat de controlfunctie ook de aspecten van de interne bedrijfsvoering, waaronder de effectiviteit en de efficiency van de organisatie.

Datakwaliteit en datamanagement

De effectiviteit en efficiency van de organisatie is meer en meer afhankelijk van de mate waarin de corporatie in staat is haar toenemende hoeveelheid data te managen. Uit de Corporatie Survey van afgelopen zomer blijkt dat datamanagement en datakwaliteit belangrijke zorgpunten zijn van corporatiebestuurders en -managers. De invoering van Standard Business Reporting (SBR-Wonen) en het Referentie GrootboekSchema (RGS) maakt voldoende aandacht voor een juiste, tijdige en volledige gegevensverwerking onontkoombaar.

Waar de (onafhankelijke) controller voor de invoering van de Woningwet druk was met het controleren van de invoer of uitvoer van data, is dat nu niet meer voldoende of zelfs niet meer toegestaan. Deze directe betrokkenheid bij lijnwerkzaamheden is immers in strijd met het BTIV.

Veelal is dit door corporaties opgelost door de controller formeel in een staffunctie te positioneren of rechtstreeks onder de bestuurder. Daarmee wordt voldaan aan de eisen van de Woningwet, maar daarmee is echter nog niet de afbakening van de uit te voeren werkzaamheden goed geregeld.

Effectiviteit en efficiency onderdeel van het takenpakket

De controller wordt bovendien geacht zich breder te bemoeien met effectiviteit en efficiency. Bij de organisatie van data gaat het dan onder meer om (het stellen van) de volgende vragen:

• In hoeverre is het onderwerp data onderdeel van de strategische agenda van de corporatie?
• Wat wil de corporatie bereiken met (het organiseren van) data?
• Heeft de corporatie een informatiemanager benoemd die vaststelt welke definities worden gehanteerd voor de verschillende soorten data?
• Is voor iedere datasoort een eigenaar benoemd?
• Ligt de databron vast, is er een procesbeschrijving voor beheersing van mutaties en uniformiteit?
• Is sprake van een eenduidige ontsluiting van data?

Onduidelijkheid over definitie van een woning

Het is mijn ervaring dat deze vragen bij veel corporaties onvoldoende aandacht krijgen. Toen ik ruim 20 jaar geleden als accountant kennismaakte met de sector, viel het mij op hoeveel corporaties niet precies wisten hoeveel woningen zij hadden. Ondanks de vergaande digitalisering is dat niet veranderd. Oorzaak: geen duidelijke afspraken over de definitie van een woning.

De controller heeft bij uitstek de rol en positie om als business partner maar ook als kritische adviseur deze onderwerpen op de agenda te krijgen en het proces te helpen beheersen. Rolvermenging ligt daarbij altijd op de loer. Daarom is rolbewustzijn en het bij twijfel intern bespreekbaar maken van de rol van de controller van wezenlijk belang.

Leergang Control en compliance bij corporaties

Tijdens de leergang Control en compliance hebben we het met de deelnemers veelvuldig over de inhoud en afbakening van de controlfunctie en hun rol bij de organisatie van data. De discussies helpen de deelnemers om goed invulling te geven aan hun functioneren als controller binnen de eigen organisatie.

Geen enkele corporatie is gelijk en dat betekent dat de controlfunctie ook telkens anders ingevuld wordt. Juist daarom is het leren van elkaars inzichten, kennis en ervaring uiterst waardevol. Bekijk de inhoud en het programma van de Leergang Control en compliance bij corporaties. Heeft u vragen over uw controlfunctie of de stappen die u zelf kunt nemen? Onze adviseurs denken graag met u mee.